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河南科技大学行政公文处理实施办法
2010-05-19 16:46  
第一章 总 则
第一条 为提高我校公文处理的效率和公文质量,使之规范化、制度化、科学化,根据国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》,以及河南省公文处理的有关规定,结合我校实际,制定本办法。
第二条 学校行政公文,是学校行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,严格执行国家保密法律、法规,做到及时、准确、安全。
第五条 学校各级行政系统负责人应当高度重视公文处理工作,严格按照公文处理的有关规定,加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
第六条  公文实行统一管理,学校各级办公室是公文的管理机构。校长办公室主管并指导我校行政公文的处理工作,校属各单位应当设立办公室主任或专职文秘人员负责本单位的公文处理工作。  
第二章 公文种类  
第七条 学校行政机关常用的公文种类有 11种:决定、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
(一)决定 适用于对重要事项或重大行动作出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(二)公告 适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
(三)通告 适用于公布一定范围内应当遵守或周知的事项。
(四)通知 适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文;传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项;任免人员。
(五)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(六)报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(七)请示 适用于向上级机关请求指示、批准。
(八)批复 适用于答复下级机关请示事项。
(九)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法
(十)函 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。
(十一)会议纪要 适用于记载传达重要会议情况和议定事项。
第三章 公文格式
第八条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、附注、成文日期、印章、主题词、抄送单位、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)发文机关标识 发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;联合行文,主办单位排列在前。
(二)发文字号 由文件形式、年份、序号组成。联合行文,只表明主办单位发文字号。学校行政公文由校长办公室统一编号。
(三)签发人 学校行政发文,一般应在发文字号的右侧注明签发人姓名。
(四)秘密等级、紧急程度 秘密公文应根据有关保密规定,分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”标记,并标明保密期限。 “绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
(五)标题 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文种类,一般应该标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(六)主送机关 指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(七)正文 正文是公文的主题,用来表述公文的内容。正文的内容多分条分款,习惯的做法按层次标以序号,分别依次使用一、(一)、1、(1)。
(八) 附件 公文如有附件,应在正文之后,机关署名之前,注明附件顺序和名称。附件序号用阿拉伯数字,附件名称后不加标点符号。附件是正文的补充说明部分,一般要与正文一并装订,较长的可以单独装订,但要在附件标题左上方注明与正文的顺序关系。印发、批转、转发的公文,形式上虽然是附件,因标题上已经明确,不再作为附件标注,也不能与正文分开装订。
(九)成文日期 成文日期一般以本机关负责人签发的日期为准;联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。
(十)印章 除会议纪要外,公文应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
(十一)附注 公文如有附注(即需要说明的其他事项),应当加括号标注。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(十二)主题词 除会议纪要外,公文应当按照要求标注主题词。主题词的限量一般不超过5个。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
(十三)抄送 指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机构,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十四)印发机关和印发日期 印发机关一般署发文机关办公室或文秘部门,印发日期以公文付印日期为准,用阿拉伯数字标识。
(十五)文字从左至右横写、横排,应当使用规定的字体和字号。
(十六)公文用纸一般采用国际标准 A4型(210mm×297mm),每页22行,每行28字。统一左侧装订。
(十七)公文的排版、印刷要求执行《国家行政机关相关公文格式( GB/T9704-1999)》标准。
第四章 行文规则
第九条 行文应当确有必要,注重实效,坚持少而精的原则。
第十条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示、报告。校内各职能部门可以在职权范围内向校内单位发布“通知”和“函件”,安排、实施、商洽、处理具体的事务性工作,但不得代表学校发布指示性、规定性文件。校行政系统,除校长办公室外均不得对校外正式行文,特殊情况须对外行文的,需交校长办公室报请学校领导批准。
第十一条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。
第十二条 请示应当一文一事,一般只写一个主送机关。由主送机关负责答复请示的问题,一般不得越级请示。因紧急、特殊情况必须越级请示的,应同时抄送被越过的上级机关,并事后向上级机关说明情况。
第十三条 除校领导直接交办的事项外,请示不得直接送校领导个人,更不得多头主送。属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。必须提交校领导的书面请示、报告等,由校长办公室登记、转交。
第十四条 “请示”和“报告” 不得混用,报告中不得夹带请示事项。
第五章 发文办理
第十五条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第十六条 拟稿要求和注意事项
(一)符合国家的法律、法规及其他有关规定。注意政策的纵向连续性和横向一致性。提出新的政策、规定等,要切实可行并加以说明。
(二)情况确凿,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“ 1.”,第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)文内使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。百分数用“×× %”表示。在同一公文中数字的使用必须前后一致。
第十七条 拟制公文,凡内容涉及其他职能部门职权范围内的事情,主办部门应主动和有关部门协商,协办部门要积极配合,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方依据,提出建设性意见,共同会签后报学校研究确定。
第十八条 公文拟稿后,在呈送校领导审批签发之前,各级办公室文秘人员和单位负责人,要对公文进行认真全面地审核把关。主办处室负责人未审核签字的文稿,不得送交校长办公室;未经校长办公室复审的文稿,不得直接送校领导签发。校领导对不符合规定程序送签的文稿,应予以退回。校长办公室复审的重点是:是否确需行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法及有关规定等。
第十九条 公文签发是决定公文稿件定稿的最后环节。学校行政发文由校长签发或根据校长授权由分管校领导签发;校长办公室发文由办公室主任签发,重要文件应报请校主管校领导同意后签发。
未经领导签发的文件不得印发、用印和生效。领导审批、签发公文应明确表示出同意、不同意或者其它具体意见,圈阅应视为同意。签发公文用笔用墨必须符合存档要求,忌用铅笔、圆珠笔、红色笔等。
第二十条 领导签发后的定稿,一般不得再作改动,若确须改动的须经原签发领导同意。如领导已签批否定意见,经办人员不得换签转呈其他领导签发,如确需转呈的应将原文呈送并说明情况。对擅自改动领导签发过的文件而造成严重后果的直接责任者,要按有关规定给予纪律处分。
第二十一条 对正在运转中的文件,特别是意见不一致的文件,文秘人员不得告知确切的运转情况,只作原则答复,不得泄露领导的具体批示内容。
第二十二条 学校公文签发后,由校长办公室统一编号,安排缮印。印制文件要求字迹清晰,符合规定的格式,装订规范。公文正式印制前,经办人员应当进行认真校对、复核。
第二十三条 用印。公文印制后加盖印章。加盖的印章必须清晰、端正。无有关批准手续,不准私自盖章。
第二十四条 分发。公文分发应由校长办公室(或主办单位)按主送机关、抄送机关迅速准确分发。
第二十五条 报送。向上级机关报送公文,有主办单位负责,要按上级规定份数报送。凡报送上级机关的公文,不得将同一文件又送又寄,以免给上级机关办文增添麻烦。
第六章 收文办理
第二十六条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
(一) 签收 上级或业务主管部门邮寄给学校的红头文件由校长办公室统一签收,通过会议等途径带回来的文件(除会议要求收回的文件外)也应及时交校长办公室签收处理。学校下发的文件,由各单位办公室签收或者安排专门文秘人员负责签收处理。
(二) 登记 收文处理人员收到公文后,应及时拆封,并在收文薄上登记,填写来文处理签。上级的电报、传真按收文处理。对错发、缺页、漏写日期、发文机关不详、少份的公文,应根据封皮上的发文机关邮戳日期(或收到日期)加以注明,以备查考。
(三) 审核 收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理,是否符合行文规则,内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
(四) 拟办 经审核,对符合本办法规定的公文,文秘部门应当及时加签登记,经办公室主任提出拟办意见后,送分管领导批示或者交有关处室办理。需要两个以上处室办理的应当明确主办处室。紧急公文应当明确办理时限。对不符合本办法规定的公文,经办公室负责人批准后,可以退回呈送单位并说明理由。分送有关部门承办时,应有签字手续。
(五) 批办 重要的来文,如上级机关的决议、决定、指示以及交办的重大事项等,由办公室主任提请主管领导批阅,然后按主管领导批办意见发有关处室或人员处理。
领导批示意见要明确、妥当,指出承办部门或人员,必要时还需指明承办期限。需要传阅或传达的公文,须批明对象和范围等。
(六) 承办 承办处室收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本处室职权范围或者不宜由本处室办理的,应当及时退回文秘部门并说明理由。
公文办理中遇有涉及其他处室职权的事项,主办处室应当主动与有关处室协商;如有分歧,主办处室主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可报请学校领导协调或裁定。
(七) 催办 凡经校领导批办或由校长办公室转交有关处室办理的公文,校长办公室应按照办理的时限对承办单位或人员进行检查催办。做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办,并及时向领导汇报催办情况。
第七章 公文归档
第二十七条 公文办理完毕后,应根据《中华人民共和国档案法》及省、市主管部门和学校的有关规定,及时整理(立卷),定期向档案部门移交归档。个人不得保存应当归档的公文。
第二十八条 归档范围内的公文立卷,应根据其特征、相互联系和保存价值,分类整理,要保证应归档的公文齐全完整,正确反映本机关的主要工作情况,便于保管、查找和利用。
第二十九条 联合办理的公文,原件由主办单位整理(立卷)、归档,其它单位保存复制件或其他形式的公文副本。
第三十条 如果一个文件修改多次,立卷时一般用让领导签发用的定稿。如属重要文件,定稿以前的历次修改稿确有保存价值的,应随同定稿一并立卷。
第三十一条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张、字迹材料等必须符合存档要求。
第三十二条 公文归档的其他详细规定,按学校档案管理部门的要求执行。
第八章 公文管理
第三十三条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。校属各单位应明确本部门承担公文管理任务的专兼职文秘人员。
第三十四条 校属各单位应当建立健全本单位公文处理的有关制度。
第三十五条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公室主任批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。
第三十六条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。
第三十七条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第三十八条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经办公室负责人批准,可以销毁。
第三十九条 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第四十条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第四十一条 机要文件、密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。
第九章 附 则
第四十二条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。
第四十三条 制订学校规章方面公文,依照学校有关规定处理,一般应提交校长办公会讨论审议。
第四十四条 各级行政机关办公室对上级机关和学校下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第四十五条 本办法自发文之日起执行,由校长办公室负责解释。
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