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校长办公室/校友会办公室加强文明窗口建设活动实施方案
2015-01-05 11:27  
根据《校长办公室 /校友会办公室深入开展党的群众路线教育实践活动实施方案》和《校长办公室转变工作作风专项方案》的安排,为了进一步加强工作作风建设,决定开展加强文明窗口建设活动,具体方案如下:
   一、总体要求
   以“树立优良工作作风、切实提高服务质量”为目标,通过开展以“造氛围,强服务”为主要内容的文明窗口建设活动,进一步增强办公室工作人员的服务意识、改善办公室工作人员的服务态度、提高办公室工作人员的服务质量,进一步提升办公室的整体形象。
   二、活动内容
   从完善工作制度、规范服务言行、提高服务质量、增强协作精神、改善办公环境等方面入手,在继续贯彻落实“三个细化”、“四个加快”、“六个不让”、“首问责任制”的基础上,通过“五个打造”,努力建设“诚信规范型”、“文明服务型”、“勤俭节约型”、“团结协作型”、“环境优美型”办公室。
   1.打造“诚信规范型”办公室。牢固树立群众观念,坚持以人为本、诚实守信、勤政廉洁的工作作风;完善工作制度,规范工作流程,简化服务程序,依法、按章、诚信、规范开展各项管理服务工作。
   2.打造“文明服务型”办公室。增强服务意识,提升文明素养,规范服务言行,注重礼仪礼貌,遵守工作纪律,学习、落实礼仪规范,展示办公室“文明窗口”的良好形象。
   3.打造“勤俭节约型”办公室。强化效能意识,加强内部管理,倡导勤俭节约,降低行政成本,提高工作质量。
   4.打造“团结协作型”办公室。进一步增强协作意识,树立团队精神,发扬顾全大局、互相支持、协作配合的优良作风,形成具有凝聚力和战斗力的团结协作集体。
   5.打造“环境优美型”办公室。美化办公环境,做到室内设施完善齐全、安全可靠、整洁有序,各种标志齐全醒目,工作运转秩序井然。
   三、活动安排
   围绕“五个打造”,重点开展规范工作流程、美化办公环境等 8项活动,提高全体工作人员的思想认识、服务意识和服务水平,进一步提升校长办公室的文明窗口形象(详见附件1)。

附件 1:
校长办公室/校友会办公室进一步加强文明窗口建设活动安排
序号
作 内 容
分管主任
完 成 时 间
备注
1
组织学习《关于印发〈河南科技大学党政机关开展“优化管理,服务师生”主题活动方案〉的通知》(河科大发〔 2014〕10号),提高思想认识。
李怀民
2014年 5月
党支部牵头
2
修订、完善工作制度,规范工作流程,简化服务程序。
代顺道
2014年 5月
各科室配合
3
完成校长办公室网页改版。
2014年 5月
4
印制《校长办公室礼仪规范》,组织办公室全体工作人员学习、落实。
柴建民
2014年 5月
附件 4
5
美化办公环境,定期组织各科室、办公室环境卫生检查评比。
柴建民
全年
附件 5
6
倡导勤俭节约,加强内部管理,杜绝各种浪费。
各位主任
全年
落实会议、接待、车辆、办公用品等管理规定。
7
组织丰富多彩的集体活动,进一步提高办公室的团结协作意识。
李怀民
全年
党支部牵头
8
将参加文明窗口建设活动情况与个人年度考核结合,鼓励先进。
刘运通
2014年 12月

附件 2:
校长办公室
“三个细化”、“四个加快”、“六个不让”
1. 三个细化:办文细化、办会细化、办事细化。
2. 四个加快:加快公文流转、加快信息报送、加快信访处理、加快领导交办事项办理。
3. 六个不让:不让领导布置的工作在手里延误,不让传递的批件在手里中断,不让办理的文件在手里积压,不让各种差错在手里发生,不让前来办事的人受到冷落,不让学校和部门的形象受到影响。
附件 3:
校长办公室首问责任制度
第一条 第一个接待来访或第一个接听电话的科室或工作人员,即为首问责任科室或首问责任人。
第二条 首问责任人要向来访、来电者告知自己的姓名,认真问明来意,对其提出的问题,要负责到底,并履行以下责任:
(一)属于首问责任人职责范围内的事,要在承诺的服务时限内,积极地予以办理。能马上办理的要及时办好;不能当场办理的,要向来访者详细告知有关事项和所需的材料,热情解答对方的询问。
(二)属于首问责任人所在部门职责范围的事,首问责任人应将来访、来电者介绍给本部门具体经办人员。具体经办人员应根据政策规定作相应处理;如符合政策规定可以办理的事,要及时准确地予以办理;若不符合政策规定或一时不能办理的,要说明理由并做好解释工作;如具体经办人员不在,能由部门其他人员代替办理的,要迅速代替办理,不能代替的,首问责任人要主动与来访者约定时间再行联系,或把办事者的要求记录下来,负责及时地转交给具体经办人,具体经办人阅知后应尽快办理。
(三)不属于首问责任人或其所在部门职责范围的事,首问责任人应主动帮助来访者联系有关职能部门和责任人,并介绍到有关部门。若有关责任人因公出差一时联系不上,来访、来电者又提出要求的,首问责任人应将前来办事人员的单位、姓名、联系电话及拟办事项等有关内容进行登记,并负责转交有关职能部门。
(四)首问责任人对责任不明确的事项应及时向上一级领导报告,不得以任何理由,拒绝来访者的询问。
第三条 对来本单位办事者,被首问的工作人员不论是上班时间还是休息时间,均要热情接待,一时不能答复或办理的事情应做好解释工作,不得以任何理由和借口回避与推诿。
第四条 对来校长办公室办事者,不论是上级还是下级,是一线教师还是普通学生,全体工作人员均必须热情和气,文明礼貌,切忌简单粗暴。
第五条 建立考核制度。首问责任制将作为校长办公室工作人员年度考核的重要内容,因工作人员不执行首问责任制,使来访者要办的事情不能办理或不能妥善办理的,各科室负责人应及时予以纠正;造成不良影响的,应通报批评。

附件 4:
校长办公室礼仪规范
第一章 总 则
第一条 为了规范内部管理,树立校长办公室良好形象,体现工作人员健康向上的精神风貌和良好的职业素养,特制定本规范。
第二条 本规范适用于校长办公室全体工作人员。
第二章 办公室礼仪、仪容规范
第三条 工作人员应保持认真、积极的工作态度和乐观友好、自信向上的精神面貌。
第四条 工作人员应举止大方自然、言谈亲切得体。
1)见面致意:校内早上与同事见面互致“早上好”,平时相遇时点头微笑示意。
2)强调语言美,善讲礼貌用语:“你好”、“请”、“谢谢”、“抱歉”、“对不起”等。
3)提倡交际美:与上级交往,要尊重服从、主动汇报;与下级交往,要多关心、多沟通;与平级交往,要和谐、配合。
4)推崇行为美:爱岗敬业,忠于职守,尽职尽责。
5)站姿与坐姿:办公场合,要保持得体的姿势,养成良好的习惯。
6)交谈:工作中,应珍惜彼此的缘分,主动与同事进行学习、工作的探讨,相互勉励、互相帮助,共同营造和谐向上的办公环境。
第五条 工作人员着装的基本要求。
注重服饰美:服饰要整洁、大方、得体,忌奇装异服。
第六条 工作人员必须保持仪表端庄、整洁。
1)保持头部整洁:男士不蓄长发,不留怪异发型,发型要符合学校的形象和办公室气氛。
2)男士胡须不宜过长。
3)指甲不宜过长。
4)女性在工作时间可保持适当的淡妆,请勿使用香味浓烈的香水。
第三章  办公室行为、纪律规范
第七条 办公室工作人员须按时上下班,不迟到早退,不无故旷工;工作时间外出应履行相应手续。
第八条 上班时间不做与工作无关的事情,更不允许玩电脑游戏。
第九条 不准破坏性地使用和对待办公室物品;借用物品后,应及时送还或归放原处;如损坏或遗失,应按市场价赔偿。
第十条 未经允许,不得随意翻看、使用他人物品。
第十一条 办公室工作人员之间建议以职务称呼,也可直呼其名;对客人如果知道职务,建议以职务称呼;如果不知道职务,建议以老师相称。
第十二条 不得在办公区内吸烟。
第十三条  自觉保持办公区内环境卫生,爱护办公室有关设备。
第十四条 自觉保持个人办公区的整洁,维护办公环境卫生。
第十五条 办公区不准大声喧哗,切勿影响他人工作。
第四章 接听和拨打电话礼仪
第十六条 接听电话前,最好在电话铃响第二声或第三声的时候接起。
第十八条 接听电话时,首先应主动报出自己的部门名称,说“您好, ****”;讲话尽量使用文明用语,语速适中,态度亲切、温和、耐心,同时要简明扼要,并记下要点;未听清时,应及时告诉对方,请其重复;结束时礼貌道别,待对方挂断电话后,自己再放话筒。
第十九条 接听外部人员打给学校其他同事的电话时,更应耐心礼貌,在说过“请您稍等”之后,以最快速度找到相关的同事或者将电话转到相关的部门;当同事不在时,应礼貌地请对方稍后再打,并主动表示可以帮助对方转达紧要的信息。
第二十条 帮助同事或领导接听和记录重要信息时,一定要注意记录准确;要礼貌地向对方重复及核实确认重要信息,并及时转告相关人员。
第二十一条 当接听到不指名的电话,而自己不能处理时,应明确告诉对方,并马上将电话交给能够处理的人;在转交前,尽量先把对方所谈内容简明扼要地告诉接收人。
第二十二条 工作时间,请勿拨打与工作无关的私人电话;如果确有重要或紧急的私人事情需要处理,要注意节约时间,长话短说。
第二十三条 在对外拨打工作所需的电话时,请注意使用礼貌用语;不论遇到何种情况,均应避免在电话中与对方发生争执或使用过激的语言,宜耐心、冷静地解决问题。
第五章 对外接待、交往礼仪
第二十四条 接待客人时应主动、热情、大方。
第二十五条 握手:与客人握手时,双目应注视对方,身姿自然,握手简短有力;应由年幼者或职级低者先向职级高或年纪长的握手;异性间如果女士先向男士伸手,男士方可回握,男士不宜先伸手。
第二十六条 客人来访,须站起,先问候、让座,然后问明来意,进行交谈;如是找其他同事,应礼貌地引见给该同事;来客多时应依次序进行。
第二十七条 交谈时建议最好不要“跷二郎腿”,客人话未讲完时,不要插话,如需插话则应征询客人同意;交谈时要专心致志、精力集中。
第二十八条 交谈时,如果有人打进手机,应对客人说“对不起”,再接电话;谈话时如有特殊情况需暂时离开,应先说“对不起”,做出简单解释,并告诉返回时间。
第二十九条 交往时,介绍和被介绍的方式和方法。
1)在直接见面介绍的场合下,建议按照一般习惯先把职位低者介绍给职务高者。若难以判断,可把年轻的介绍给年长的。在本部门和其他部门的关系上,可先把本部门的人介绍给其他部门的人。
2)男女间的介绍,建议先把男性介绍给女性。男女职位、年龄有很大差别时,若女性年轻,也可先把女性介绍给男性。
第三十条 名片接受和保管的礼仪规范。
1) 名片应先递给长辈、客人或上级。
2)递出自己的名片时,建议用双手将名片正对对方递出,一边递交一边清楚说出自己的姓名。
3)接对方的名片时,应双手去接,拿到手后,建议马上看,正确记住对方姓名后,将名片收起;如遇对方姓名有难认的文字,可礼貌地询问。
4)对收到的名片应妥善保管。
第六章 会议礼仪
第三十一条 会议,通常是指将特定范围的人员召集在一起,对某些专门问题进行研究、讨论,有时还需做出决定的一种活动的形式。
第三十二条 会议之前 ,要做好筹备、通知工作;会议期间,做好会议签到、会议记录;会议之后,应做好必要的后续性工作。
第三十三条 端正会风:提高效率、集中主题、压缩内容、限定时间,力戒拖沓。
第三十四条 严守会纪。
1)遵守时间,准时到会,不得无故迟到、缺席;遵守规定,不得吸烟,手机应调至静音等。
2)各就各位,准点开会,专心听讲,限时发言。
3)支持他人,除适当地进行笔记外,应注视对方,并在必要时以点头、微笑或掌声表达对发言者的支持之意。
第七章 附 则
第三十五条 上述各条规范要求校长办公室所有人员参照遵守。
第三十六条 本规范的解释权在校长办公室。

附件 5:
校长办公室卫生检查标准
序号
项目
检查内容
1.  
地面
①干净,无污渍、水渍;②无摆放杂物。
2.  
办公桌
①桌面物品干净且摆放整齐;②桌面、桌体干净,没有死角。
3.  
办公椅
①椅座干净;②无损坏。
4.  
书柜
①干净、整洁;②柜内物品摆放整齐;③柜顶无摆放杂物。
5.  
沙发
①整体干净;②无损坏。
6.  
茶几
①桌面物品干净且摆放整齐;②桌面、桌体干净,没有死角。
7.  
钟表
①通体干净;②走时准确。
8.  
电脑
主机、显示屏、打印机外壳干净。
9.  
毛巾
①干净、无破损;②摆放整齐。
10.            
垃圾篓
①通体干净无污,垃圾及时清理。
11.            
电话机、传真机
①干净;②畅通。
12.            
门窗
①干净;②无破损;③窗台干净整洁,无摆放杂物。
13.            
墙壁
①无蜘蛛网等悬挂物;②无污点、脚印等。
14.            
花草
无枯叶;②摆放整齐。
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