1.校长办公会议题的列席人员为议题有关职能部门的正职。学院及教辅单位行政负责人可根据需要参与列席有关议题；经济立项有关议题，计划财务处、审计处负责人参与列席；后勤集团公司有关议题，后勤集团公司和后勤管理处负责人共同列席。
2.列席人员因特殊情况不能列席会议，应事先向分管校领导请假，经分管校领导同意后方可委托其他负责人代理列席会议。请假人员应向校长办公室备案。
3.列席人员应按照校长办公室通知的会议时间和议题做好汇报准备。
提交会议讨论的重要议题，有关职能部门应事先充分调研、论证，准备1-2个建议方案，形成书面汇报材料，由列席人员根据会议需要和参加人数分发（一般需12-15份），也可根据需要准备PPT汇报。需要会议讨论通过的规章等重要文件经会议主持人或主管校领导同意后可事先传阅或分发。
所有上会议题在会前应向校长办公室发送电子文稿。（邮箱：qsbg@mail.haust.edu.cn）
4.列席人员实行候会制，应提前到校长办公室候会。
5.列席人员应会议主持人要求就某项议题进行汇报时，应简明扼要、突出重点。汇报内容一般包括需讨论决定事项的要点以及解决问题的建议或方案等。
6.会议期间，应关闭通讯工具，除特殊情况外，一般不会见外来客人。
7.会议结束后，列席人员应主动向议题有关单位和人员传达落实会议精神。
8.校长办公会议决定事项通知查阅方法：登陆本单位OA用户—点击“公文”点击“发文管理”点击“所有发文”即可阅读。
9.承办单位要积极落实校长办公会议决定事项并根据要求向校长办公室或分管校领导反馈办理情况。
